Cambiar la firma de Outlook: ¡así se hace!

Cambiar la firma de Microsoft Outlook - ¡explicada de forma rápida y sencilla!

¿Cómo cambiar la firma de Outlook? Antiguamente, cuando todas las cartas aún se enviaban en papel, la llamada fórmula de despedida no podía faltar bajo ningún concepto. Algo así como „Saludos cordiales“ o „Atentamente“ y una firma personal eran imprescindibles. Pero, ¿quién dice hoy que esto ya no deba ser así en la correspondencia por correo electrónico? Si trabajas con Microsoft Outlook, por ejemplo en Windows 11 o Windows 11 Home, puedes crear fácilmente una firma de Outlook y cambiarla en cualquier momento.

¿Tengo que crear una firma de Outlook?

Eso depende de si está escribiendo un correo electrónico puramente privado o de negocios. En el sector empresarial, la firma es obligatoria en los correos electrónicos desde 2007. Esto significa que para los autónomos, trabajadores por cuenta propia o empresas, en cuanto envían una factura o una oferta por correo electrónico, deben incluir como información del remitente los mismos datos que en una firma. Estos datos mínimos son obligatorios:

Nombre de la empresa
nombre completo del propietario
dirección para notificaciones

Afortunadamente, esto se puede hacer casi en un instante con Microsoft Outlook 2021. Y un gran logotipo de empresa, una firma ya hecha o incluso un retrato del remitente también se pueden integrar con bastante facilidad cuando se desea crear la firma de Outlook.

Y así es como se hace

Por ejemplo, en la versión completa de Microsoft Outlook 2019 Multilanguage con el sistema operativo Windows 11 Pro o Windows 11 Pro N, las firmas se pueden adjuntar automáticamente a todos los correos salientes. También es posible añadir una firma a correos electrónicos individuales. Si desea cambiar una firma de Outlook, proceda de la misma manera:

En primer lugar, abra un nuevo mensaje de correo electrónico.
Seleccione la opción„Firma“ en el menú „Mensaje „.
En „Firma a editar“, seleccione la opción „Nueva“.
En el cuadro de diálogo „ Nueva firma“, asigne un nombre a la firma.
Utilice „Editar firma“ para escribir la fórmula de despedida personal. La fuente, el tamaño de la fuente, la alineación del texto y el color pueden especificarse fácilmente. Si más adelante desea modificar la firma de Outlook, también podrá editar cada uno de los puntos.
Con la opción „Seleccionar firma predeterminada“ del menú desplegable „Cuenta de correo electrónico „, seleccione primero la cuenta correspondiente a la que se debe asignar la firma.

Consejo: Cada cuenta de correo electrónico en Outlook, por ejemplo en Windows 11 Educación, puede tener su propia firma individual. Cuanto más individuales y específicas sean éstas, más personalmente se sentirán dirigidos los destinatarios. En un contexto empresarial, esto puede tener un efecto más profesional.

Si desea que todos los mensajes reciban la firma, seleccione una de las firmas en el menú desplegable „Mensajes nuevos“ .
Si no desea que todos los mensajes nuevos reciban automáticamente una firma, simplemente haga clic en (ninguna)
Si desea que la firma aparezca también en los mensajes de respuesta o en los reenvíos, seleccione una firma adecuada en„Respuestas/Renvíos“.
Si no es necesario, seleccione la opción estándar ( ninguna).

Añadir la firma manualmente una a una

Si has decidido no añadir automáticamente una firma a cada correo electrónico, aún puedes añadir una firma, dirección, imagen, etc. a correos electrónicos individuales posteriormente. Seleccione un mensaje individual y elija la opción „Firma“ en la pestaña „Mensaje“. En el menú desplegable, puede seleccionar cada firma creada para que aparezca debajo del mensaje individual.

Añadir imagen, logotipo y firma

Con Microsoft Outlook también se puede crear una firma con imágenes o modificar la firma de Outlook en Windows 11 Enterprise y Windows 11 Pro para estaciones de trabajo.

Para ello, seleccione Firma> Firmas en un nuevo correo electrónico.
En el campo „Seleccionar firma para edición„, haga clic en la firma que desea dotar de un logotipo, una imagen o con la firma digitalizada (como imagen).
Seleccione ahora el archivo de imagen correspondiente en el PC con el icono Imagen y conéctelo a la firma haciendo clic en „Insertar“.
Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la imagen en la pestaña „Tamaño “ para ajustar el área de la imagen.

Consejo: Si la casilla „Bloquear relación de aspecto“ está activada, se conservan las relaciones de la imagen.

Imagen de cabecera: ©monticellllo, stock.adobe.com

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Vincular Outlook, Word y Excel

Enlaza Outlook, Word y Excel: ¡así funciona!

En este artículo te mostramos cómo vincular Microsoft Outlook, Word y Excel. Ya sea para uso privado o de negocios – el paquete de Office en el PC facilita muchos procesos de trabajo y permite una presentación limpia de una amplia variedad de documentos. Con Microsoft Word se pueden crear textos formateados, Microsoft Excel es el programa por excelencia para hojas de cálculo, cálculos y procesamiento de datos. Y, por último, Microsoft Outlook se utiliza para gestionar todos los correos electrónicos y organizar las citas con ayuda del calendario integrado.

Unir Word y Excel

En el día a día de la oficina, a menudo es necesario integrar una tabla en un documento de Microsoft Word. Ésta puede crearse en el propio programa o simplemente vincularse a una tabla de Microsoft Excel. Para ello, abra primero el archivo Excel correspondiente. Ahora marque la tabla o secciones individuales de la tabla y cópielas con el comando de teclado „CTRL+C“. A continuación, abra el documento de Microsoft Word en el que desea insertar la tabla o partes de ella. Dirija ahora el cursor al lugar donde debe aparecer la tabla. Con el comando de teclado „CTRL+V“ puede colocarla exactamente allí. La desventaja, sin embargo, es que ahora los cambios en la tabla sólo pueden hacerse con las funciones de Microsoft Word. Es más cómodo poder insertar un enlace de Excel en Word. Cómo enlazar Word con Excel:

En primer lugar, seleccione la tabla correspondiente en Microsoft Excel y cópiela utilizando el comando de acceso directo.
En el documento de Microsoft Word, haga clic en la flecha situada bajo „Insertar“ en la pestaña „Inicio“ y seleccione „Insertar contenido“ en el menú desplegable.
En la nueva ventana, haz clic en „Insertar enlace“.
A continuación, seleccione „Objeto de libro de Microsoft Excel“ en la ventana de menú y confirme con „Aceptar“.
Los cambios que se realicen ahora en la tabla de Microsoft Excel aparecerán automáticamente en el documento de Microsoft Word.

Vinculación de Microsoft Outlook con Word y Excel

Con una cuenta Microsoft, es fácil armonizar las funciones de las tres herramientas. Así, no sólo se pueden insertar enlaces de Excel en Word. Pero las tareas, citas y cambios también pueden ser vistos en diferentes dispositivos finales por diferentes empleados. El primer paso es preparar la barra de herramientas para un acceso rápido.

Para ello, haga clic con el botón derecho del ratón en un símbolo de la barra de herramientas.
Seleccione la opción „Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido“. Se abrirá un nuevo cuadro de diálogo (según el programa seleccionado en Microsoft Word o Microsoft Excel).
En la entrada „Barra de herramientas de acceso rápido“ de la barra de navegación, en el campo de lista „Seleccionar comandos“, seleccione la opción „Comandos no incluidos en la cinta“.
En la lista, haga clic en „Crear tarea de Microsoft Outlook“ y actívela.

Una de las ventajas de esta opción es que el documento enviado a través de Microsoft Outlook permanece en el PC original. Antes de enviarlo, se puede „liberar“ o „bloquear“ para impedir o posibilitar su edición por otras personas. De este modo, las tareas pueden distribuirse rápidamente y sin esfuerzo cambiando de programa. Tiene sentido distribuir tareas, por ejemplo, cuando se trabaja en un documento de Word o en una hoja de cálculo de Excel. Y el empleado necesita ser informado de un cambio de plazo, por ejemplo. Entonces no es necesario crear primero esta nueva tarea en Microsoft Outlook. En su lugar, se puede mostrar directamente en el documento en el que se está trabajando. Si no hay otras tareas asociadas al documento, puede enviarse a todos los contactos o a contactos individuales de la libreta de direcciones de Outlook, sin tener que cambiar de programa. También se pueden añadir nuevos destinatarios en cualquier momento utilizando la función de tabla.

Consejo: Trabajar con marcadores fluorescentes en documentos de Microsoft Word

Si varias personas trabajan juntas en un documento de Microsoft Word, tiene sentido marcar con marcadores pasajes de texto especialmente importantes. Estos marcadores permiten encontrar rápidamente determinadas secciones del texto, especialmente en un documento extenso o en un directorio compartido con Outlook. Así, por ejemplo, los contactos que antes no participaban pueden seguir trabajando en ellos como una tarea o realizar cambios.