Vincular Outlook, Word y Excel

Enlaza Outlook, Word y Excel: ¡así funciona!

En este artículo te mostramos cómo vincular Microsoft Outlook, Word y Excel. Ya sea para uso privado o de negocios – el paquete de Office en el PC facilita muchos procesos de trabajo y permite una presentación limpia de una amplia variedad de documentos. Con Microsoft Word se pueden crear textos formateados, Microsoft Excel es el programa por excelencia para hojas de cálculo, cálculos y procesamiento de datos. Y, por último, Microsoft Outlook se utiliza para gestionar todos los correos electrónicos y organizar las citas con ayuda del calendario integrado.

Unir Word y Excel

En el día a día de la oficina, a menudo es necesario integrar una tabla en un documento de Microsoft Word. Ésta puede crearse en el propio programa o simplemente vincularse a una tabla de Microsoft Excel. Para ello, abra primero el archivo Excel correspondiente. Ahora marque la tabla o secciones individuales de la tabla y cópielas con el comando de teclado „CTRL+C“. A continuación, abra el documento de Microsoft Word en el que desea insertar la tabla o partes de ella. Dirija ahora el cursor al lugar donde debe aparecer la tabla. Con el comando de teclado „CTRL+V“ puede colocarla exactamente allí. La desventaja, sin embargo, es que ahora los cambios en la tabla sólo pueden hacerse con las funciones de Microsoft Word. Es más cómodo poder insertar un enlace de Excel en Word. Cómo enlazar Word con Excel:

En primer lugar, seleccione la tabla correspondiente en Microsoft Excel y cópiela utilizando el comando de acceso directo.
En el documento de Microsoft Word, haga clic en la flecha situada bajo „Insertar“ en la pestaña „Inicio“ y seleccione „Insertar contenido“ en el menú desplegable.
En la nueva ventana, haz clic en „Insertar enlace“.
A continuación, seleccione „Objeto de libro de Microsoft Excel“ en la ventana de menú y confirme con „Aceptar“.
Los cambios que se realicen ahora en la tabla de Microsoft Excel aparecerán automáticamente en el documento de Microsoft Word.

Vinculación de Microsoft Outlook con Word y Excel

Con una cuenta Microsoft, es fácil armonizar las funciones de las tres herramientas. Así, no sólo se pueden insertar enlaces de Excel en Word. Pero las tareas, citas y cambios también pueden ser vistos en diferentes dispositivos finales por diferentes empleados. El primer paso es preparar la barra de herramientas para un acceso rápido.

Para ello, haga clic con el botón derecho del ratón en un símbolo de la barra de herramientas.
Seleccione la opción „Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido“. Se abrirá un nuevo cuadro de diálogo (según el programa seleccionado en Microsoft Word o Microsoft Excel).
En la entrada „Barra de herramientas de acceso rápido“ de la barra de navegación, en el campo de lista „Seleccionar comandos“, seleccione la opción „Comandos no incluidos en la cinta“.
En la lista, haga clic en „Crear tarea de Microsoft Outlook“ y actívela.

Una de las ventajas de esta opción es que el documento enviado a través de Microsoft Outlook permanece en el PC original. Antes de enviarlo, se puede „liberar“ o „bloquear“ para impedir o posibilitar su edición por otras personas. De este modo, las tareas pueden distribuirse rápidamente y sin esfuerzo cambiando de programa. Tiene sentido distribuir tareas, por ejemplo, cuando se trabaja en un documento de Word o en una hoja de cálculo de Excel. Y el empleado necesita ser informado de un cambio de plazo, por ejemplo. Entonces no es necesario crear primero esta nueva tarea en Microsoft Outlook. En su lugar, se puede mostrar directamente en el documento en el que se está trabajando. Si no hay otras tareas asociadas al documento, puede enviarse a todos los contactos o a contactos individuales de la libreta de direcciones de Outlook, sin tener que cambiar de programa. También se pueden añadir nuevos destinatarios en cualquier momento utilizando la función de tabla.

Consejo: Trabajar con marcadores fluorescentes en documentos de Microsoft Word

Si varias personas trabajan juntas en un documento de Microsoft Word, tiene sentido marcar con marcadores pasajes de texto especialmente importantes. Estos marcadores permiten encontrar rápidamente determinadas secciones del texto, especialmente en un documento extenso o en un directorio compartido con Outlook. Así, por ejemplo, los contactos que antes no participaban pueden seguir trabajando en ellos como una tarea o realizar cambios.

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Ordenar automáticamente una hoja de cálculo Excel: ¡así se hace!

Ordena automáticamente una hoja de cálculo Excel: ¡así se hace!

El programa de hoja de cálculo Excel – por ejemplo Microsoft Excel 2010 en Microsoft Office 365 – es increíblemente versátil. La función más importante es probablemente la creación de tablas. Pero dependiendo del volumen de datos, esto puede convertirse rápidamente en algo bastante confuso. Para evitarlo, tiene sentido dejar que el programa ordene la tabla de Excel. Hay varias opciones disponibles, que explicaremos aquí con más detalle.

¿Por qué hay que ordenar una tabla Excel?

Para un buen análisis de los datos, es importante poder ordenarlos en una tabla de Excel. En Microsoft Excel 2010, hay varias opciones de ordenación disponibles, como ordenar filas de Excel u ordenar columnas de Excel. También es posible una ordenación más fina de datos individuales. Por ejemplo, los datos se pueden ordenar por números, por fecha y hora, por formato o alfabéticamente para captar visualmente y comprender los datos con mayor rapidez y organizarlos de forma eficaz.

Ordenar filas de Excel

Si quieres ordenar una tabla de Excel, a menudo empiezas por ordenar las filas de Excel. Esto puede hacerse fácilmente en sólo cuatro pasos:

En un documento Excel abierto, cambie a la pestaña „Datos“ y haga clic en el botón „Ordenar“.
Aparecerá una nueva ventana, seleccione „Opciones“.
A continuación, en „Alineación“, haga clic en la opción „Ordenar filas“ y confirme con „Aceptar“.
En „Columna“, seleccione una columna con nombre para ordenar las filas de Excel y, si es necesario, en „Orden“, seleccione qué valor debe utilizarse para ordenar la tabla de Excel. A continuación, pulse „Aceptar“.

Ordenar columnas de Excel

Seleccione primero el rango que desea que ordene Excel.
Ahora puede acceder al cuadro de diálogo de ordenación a través de la pestaña „Datos – Ordenar“.
En el cuadro de diálogo „Ordenar“ de Microsoft Excel 2010, seleccione la opción „Datos“ en el grupo „Ordenar y filtrar“.
En la ventana „Ordenar“ haga clic en „Opciones“, active „Ordenar columnas“ en el siguiente cuadro de diálogo.
En el menú desplegable de „Fila“, seleccione ahora la fila según la cual Excel debe ordenar las columnas y confirme con „Aceptar“.

Ordenar tabla de Excel alfabéticamente

Si, por ejemplo, trabaja con listas de personal o de miembros, también puede ordenar una tabla de Excel alfabéticamente para mayor claridad. Para ello es necesario seguir los siguientes pasos:

Seleccione la tabla que desea que Excel ordene alfabéticamente. No marque los encabezados de las columnas y filas
Seleccione la opción „Ordenar“ en el menú „Datos“.
En la ventana, seleccione la columna que debe ordenar la tabla de Excel y haga clic en la opción correspondiente en „Orden“.
Confirme con „Aceptar“.

Esto también es posible: Mover tabla de Excel

Normalmente, Microsoft Excel 2010 se hace cargo de todos los datos, incluyendo fórmulas y valores y formatos cuando las filas y columnas se mueven o se copian. Sin embargo, la referencia de la celda no se ajusta en el caso de una fórmula en la celda – aparece un mensaje de error en la celda movida o copiada. Si esto ocurre, las referencias deben volver a introducirse manualmente. Por otra parte, sin embargo, todas las columnas y filas se pueden mover fácilmente en una tabla de Excel con los siguientes pasos. La forma más sencilla:

Primero seleccione la celda, fila o columna que desea mover o copiar.
Ahora seleccione „Cortar“ o „Copiar“ en la pestaña „Inicio“. Las combinaciones de teclas „CTRL+X“ para cortar y „CTRL+C“ para copiar son más rápidas.
Haz clic con el botón derecho del ratón debajo o a la derecha de la nueva posición de una celda o columna.
Para mover, haga clic en „Pegar celdas cortadas“.
Para copiar, haga clic en „Pegar celdas copiadas“. El atajo de teclado es „CTRL+V“.

Mover la tabla de Excel con el ratón

Si prefiere utilizar el ratón para ordenar la tabla de Excel, proceda como se indica a continuación:

Marca la columna o fila a mover o copiar
Mover: Mueva el cursor hasta el borde de las filas o columnas seleccionadas hasta que se convierta en un puntero para mover. Mantenga pulsado el botón del ratón y arrastre los elementos seleccionados a la nueva posición.
Copiar: Mantenga pulsada la tecla CTRL y desplace el cursor hasta el borde de la selección. Cuando aparezca el puntero de copia (flecha blanca), arrastre la selección a la nueva posición. Es esencial mantener pulsada la tecla CTRL