Cambiar la firma de Microsoft Outlook - ¡explicada de forma rápida y sencilla!

¿Cómo cambiar la firma de Outlook? Antiguamente, cuando todas las cartas aún se enviaban en papel, la llamada fórmula de despedida no podía faltar bajo ningún concepto. Algo así como „Saludos cordiales“ o „Atentamente“ y una firma personal eran imprescindibles. Pero, ¿quién dice hoy que esto ya no deba ser así en la correspondencia por correo electrónico? Si trabajas con Microsoft Outlook, por ejemplo en Windows 11 o Windows 11 Home, puedes crear fácilmente una firma de Outlook y cambiarla en cualquier momento.

¿Tengo que crear una firma de Outlook?

Eso depende de si está escribiendo un correo electrónico puramente privado o de negocios. En el sector empresarial, la firma es obligatoria en los correos electrónicos desde 2007. Esto significa que para los autónomos, trabajadores por cuenta propia o empresas, en cuanto envían una factura o una oferta por correo electrónico, deben incluir como información del remitente los mismos datos que en una firma. Estos datos mínimos son obligatorios:

  • Nombre de la empresa
  • nombre completo del propietario
  • dirección para notificaciones

Afortunadamente, esto se puede hacer casi en un instante con Microsoft Outlook 2021. Y un gran logotipo de empresa, una firma ya hecha o incluso un retrato del remitente también se pueden integrar con bastante facilidad cuando se desea crear la firma de Outlook.

Y así es como se hace

Por ejemplo, en la versión completa de Microsoft Outlook 2019 Multilanguage con el sistema operativo Windows 11 Pro o Windows 11 Pro N, las firmas se pueden adjuntar automáticamente a todos los correos salientes. También es posible añadir una firma a correos electrónicos individuales. Si desea cambiar una firma de Outlook, proceda de la misma manera:

  • En primer lugar, abra un nuevo mensaje de correo electrónico.
  • Seleccione la opción„Firma“ en el menú „Mensaje „.
  • En „Firma a editar“, seleccione la opción „Nueva“.
  • En el cuadro de diálogo „ Nueva firma“, asigne un nombre a la firma.
  • Utilice „Editar firma“ para escribir la fórmula de despedida personal. La fuente, el tamaño de la fuente, la alineación del texto y el color pueden especificarse fácilmente. Si más adelante desea modificar la firma de Outlook, también podrá editar cada uno de los puntos.
  • Con la opción „Seleccionar firma predeterminada“ del menú desplegable „Cuenta de correo electrónico „, seleccione primero la cuenta correspondiente a la que se debe asignar la firma.

Consejo: Cada cuenta de correo electrónico en Outlook, por ejemplo en Windows 11 Educación, puede tener su propia firma individual. Cuanto más individuales y específicas sean éstas, más personalmente se sentirán dirigidos los destinatarios. En un contexto empresarial, esto puede tener un efecto más profesional.

  • Si desea que todos los mensajes reciban la firma, seleccione una de las firmas en el menú desplegable „Mensajes nuevos“ .
  • Si no desea que todos los mensajes nuevos reciban automáticamente una firma, simplemente haga clic en (ninguna)
  • Si desea que la firma aparezca también en los mensajes de respuesta o en los reenvíos, seleccione una firma adecuada en„Respuestas/Renvíos“.
  • Si no es necesario, seleccione la opción estándar ( ninguna).

Añadir la firma manualmente una a una

Si has decidido no añadir automáticamente una firma a cada correo electrónico, aún puedes añadir una firma, dirección, imagen, etc. a correos electrónicos individuales posteriormente. Seleccione un mensaje individual y elija la opción „Firma“ en la pestaña „Mensaje“. En el menú desplegable, puede seleccionar cada firma creada para que aparezca debajo del mensaje individual.

Añadir imagen, logotipo y firma

Con Microsoft Outlook también se puede crear una firma con imágenes o modificar la firma de Outlook en Windows 11 Enterprise y Windows 11 Pro para estaciones de trabajo.

  • Para ello, seleccione Firma> Firmas en un nuevo correo electrónico.
  • En el campo „Seleccionar firma para edición„, haga clic en la firma que desea dotar de un logotipo, una imagen o con la firma digitalizada (como imagen).
  • Seleccione ahora el archivo de imagen correspondiente en el PC con el icono Imagen y conéctelo a la firma haciendo clic en „Insertar“.
  • Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la imagen en la pestaña „Tamaño “ para ajustar el área de la imagen.

Consejo: Si la casilla „Bloquear relación de aspecto“ está activada, se conservan las relaciones de la imagen.

Imagen de cabecera: ©monticellllo, stock.adobe.com