Enlaza Outlook, Word y Excel: ¡así funciona!
En este artículo te mostramos cómo vincular Microsoft Outlook, Word y Excel. Ya sea para uso privado o de negocios – el paquete de Office en el PC facilita muchos procesos de trabajo y permite una presentación limpia de una amplia variedad de documentos. Con Microsoft Word se pueden crear textos formateados, Microsoft Excel es el programa por excelencia para hojas de cálculo, cálculos y procesamiento de datos. Y, por último, Microsoft Outlook se utiliza para gestionar todos los correos electrónicos y organizar las citas con ayuda del calendario integrado.
Unir Word y Excel
En el día a día de la oficina, a menudo es necesario integrar una tabla en un documento de Microsoft Word. Ésta puede crearse en el propio programa o simplemente vincularse a una tabla de Microsoft Excel. Para ello, abra primero el archivo Excel correspondiente. Ahora marque la tabla o secciones individuales de la tabla y cópielas con el comando de teclado „CTRL+C“. A continuación, abra el documento de Microsoft Word en el que desea insertar la tabla o partes de ella. Dirija ahora el cursor al lugar donde debe aparecer la tabla. Con el comando de teclado „CTRL+V“ puede colocarla exactamente allí. La desventaja, sin embargo, es que ahora los cambios en la tabla sólo pueden hacerse con las funciones de Microsoft Word. Es más cómodo poder insertar un enlace de Excel en Word. Cómo enlazar Word con Excel:
- En primer lugar, seleccione la tabla correspondiente en Microsoft Excel y cópiela utilizando el comando de acceso directo.
- En el documento de Microsoft Word, haga clic en la flecha situada bajo „Insertar“ en la pestaña „Inicio“ y seleccione „Insertar contenido“ en el menú desplegable.
- En la nueva ventana, haz clic en „Insertar enlace“.
- A continuación, seleccione „Objeto de libro de Microsoft Excel“ en la ventana de menú y confirme con „Aceptar“.
- Los cambios que se realicen ahora en la tabla de Microsoft Excel aparecerán automáticamente en el documento de Microsoft Word.
Vinculación de Microsoft Outlook con Word y Excel
Con una cuenta Microsoft, es fácil armonizar las funciones de las tres herramientas. Así, no sólo se pueden insertar enlaces de Excel en Word. Pero las tareas, citas y cambios también pueden ser vistos en diferentes dispositivos finales por diferentes empleados. El primer paso es preparar la barra de herramientas para un acceso rápido.
- Para ello, haga clic con el botón derecho del ratón en un símbolo de la barra de herramientas.
- Seleccione la opción „Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido“. Se abrirá un nuevo cuadro de diálogo (según el programa seleccionado en Microsoft Word o Microsoft Excel).
- En la entrada „Barra de herramientas de acceso rápido“ de la barra de navegación, en el campo de lista „Seleccionar comandos“, seleccione la opción „Comandos no incluidos en la cinta“.
- En la lista, haga clic en „Crear tarea de Microsoft Outlook“ y actívela.
Una de las ventajas de esta opción es que el documento enviado a través de Microsoft Outlook permanece en el PC original. Antes de enviarlo, se puede „liberar“ o „bloquear“ para impedir o posibilitar su edición por otras personas. De este modo, las tareas pueden distribuirse rápidamente y sin esfuerzo cambiando de programa. Tiene sentido distribuir tareas, por ejemplo, cuando se trabaja en un documento de Word o en una hoja de cálculo de Excel. Y el empleado necesita ser informado de un cambio de plazo, por ejemplo. Entonces no es necesario crear primero esta nueva tarea en Microsoft Outlook. En su lugar, se puede mostrar directamente en el documento en el que se está trabajando. Si no hay otras tareas asociadas al documento, puede enviarse a todos los contactos o a contactos individuales de la libreta de direcciones de Outlook, sin tener que cambiar de programa. También se pueden añadir nuevos destinatarios en cualquier momento utilizando la función de tabla.
Consejo: Trabajar con marcadores fluorescentes en documentos de Microsoft Word
Si varias personas trabajan juntas en un documento de Microsoft Word, tiene sentido marcar con marcadores pasajes de texto especialmente importantes. Estos marcadores permiten encontrar rápidamente determinadas secciones del texto, especialmente en un documento extenso o en un directorio compartido con Outlook. Así, por ejemplo, los contactos que antes no participaban pueden seguir trabajando en ellos como una tarea o realizar cambios.
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