Microsoft Project: 10 pasos para planificar un proyecto con éxito

Algunos proyectos son tan complejos que no puedes deshacerte de todas las tareas y fases individuales. Para no perder la visión de conjunto, ayuda tener un plan de proyecto bien estructurado y Microsoft Project. Ayuda a todos los implicados a planificar y completar los pasos de trabajo individuales con precisión y a ceñirse a un calendario.

Para quién es importante un plan de proyecto

Tanto Microsoft Project 2016 como Microsoft Project 2019 son importantes para todos los implicados en el proyecto. Esto se debe a que el programa aporta una estructura clara a todas las pequeñas actividades, a veces muy ramificadas, que son necesarias para que un proyecto con éxito completar un proyecto. Otra ventaja: todo el mundo puede ver dónde está el proyecto y dónde debería estar según el plan del proyecto. Pero los clientes también se preguntan cuándo empezará el proyecto, cuánto tiempo llevará y cuánto costará todo al final.

Así se crea fácilmente un plan de proyecto con Microsoft Project

Microsoft Project 2016 y el más reciente Microsoft Project 2019 permiten crear un plan de proyecto que cumpla todos los requisitos en unos sencillos pasos.

Los pasos individuales para hacerlo:

Determinar el inicio del proyecto

Una vez abierto el software, se establece la fecha de inicio a través de la pestaña „Proyecto“ con el comando „Información del proyecto“. Esta fecha es la predeterminada para todos los pasos posteriores, pero siempre se puede cambiar más adelante.

Crear operaciones

Acontinuación, se pueden definir con precisión las tareas individuales del proyecto con la ayuda de los nombres de las tareas. Aquí es importante tener en cuenta la prioridad de los pasos individuales

Estructurar el contenido

Al sangrar las actividades, puede estructurar el contenido del proyecto de forma más clara. Esto subdivide aún más el contenido de forma lógica.

Establecer la duración y los objetivos intermedios

Los días de trabajo que dedicas al proyecto se definen en el calendario del proyecto. Debes trabajar con días consecutivos; los días libres se marcan con la abreviatura „f“ delante de la unidad „T“ (de día). Si hay que determinar objetivos intermedios, los llamados hitos, el programa indica su duración con „0“ en la unidad días.

Mostrar dependencias

Microsoft Project muestra las dependencias de determinados objetivos intermedios con respecto a las actividades anteriores mediante vínculos de tareas. Permiten mostrar relaciones lógicas en cuanto al contenido, cuya secuencia no tiene por qué estar estructurada cronológicamente. La relación con el principio y el final (abreviatura: EA) es el vínculo estándar en Microsoft Project. Además, existen otros tipos de relaciones que se pueden vincular.

Planificar la carga de trabajo

En el siguiente paso, el gestor del proyecto introduce la carga de trabajo prevista o planificada en horas en la columna „Trabajo“. Los empleados que participen en el proyecto encontrarán más tarde la nota „planificado“ en la pantalla de comentarios.

Asignar recursos

En el pool de recursos local, cree ahora los recursos de mano de obra, costes, empleados o materiales en „Recurso: Tabla“. Estos recursos pueden asignarse a empleados individuales, jefes de equipo o centros de costes.

Fijar fechas clave

Parapoder fijar plazos para las actividades y, sobre todo, para los objetivos intermedios, con Microsoft Project es posible definir restricciones, por un lado, y plazos, por otro. Las restricciones son fijas y no se pueden mover si, por ejemplo, se producen cambios de hora. Losplazos, en cambio, son variables flexibles.

Mostrar el proceso de recogida de proyectos

Puede ver la tarea de resumen del proyecto en Microsoft Project a través de la pestaña „Proyecto“. Esto reúne todos los valores a nivel de proyecto y muestra rápidamente qué duración se ha establecido, cómo se planifica el esfuerzo total o incluso quién participa en el proyecto.

Establecer el plan básico

Al final de la fase de planificación tienes que establecer los datos reales. Esto se guarda en un plan base. Con el comando „Establecer línea base“ en la pestaña „Proyecto“, los datos correspondientes se guardan con la fecha de creación actual. La línea basetambién se puede utilizar para comprobar qué cambios se han realizado en el plan del proyecto a lo largo del tiempo debido a comentarios o similares