PowerPoint: Editar el enlace Excel sin problemas

Cualquiera que trabaje con Microsoft Office 2021 o Microsoft 365 probablemente haya oído hablar de ello: conviene activar macros para trabajar con mayor eficacia. Se supone que Microsoft Word y Microsoft Excel en particular se benefician de ello. Pero muchas personas no saben qué son realmente estas ominosas macros y cómo activarlas. Para todos ellos, aquí están nuestras instrucciones.

¿Qué son las macros en Microsoft Word y Microsoft Excel?

Básicamente, las macros son comandos del PC que facilitan y aceleran enormemente los procesos de trabajo que se realizan una y otra vez. Esto significa que las macros en Microsoft Word o Microsoft Excel, por ejemplo, guardan estos comandos y los ponen automáticamente a disposición cuando se necesitan con un simple clic del ratón. Estas instrucciones o comandos recurrentes se ejecutan con la ayuda de las macros, ya sea a través del ratón o conjuntamente mediante una combinación de teclas. En las hojas de cálculo de Excel, por ejemplo, los datos pueden organizarse, formatearse e importarse rápidamente haciendo clic en un símbolo definido o utilizando una combinación de teclas específica. O las frases que se repiten constantemente en la correspondencia, como „Atentamente“, no tienen que escribirse debajo de la carta, sino que pueden insertarse automáticamente debajo de cada carta con una macro. De este modo, las macros registran o ejecutan automáticamente un texto escrito una vez o una secuencia de comandos utilizados con frecuencia. Sin embargo, para poder hacer esto, primero deben „aprender“ qué pasos de trabajo deben grabar. Por lo tanto, primero debe activar las macros para poder trabajar con ellas.

Activación de macros en Microsoft Office 2021

En primer lugar, decida si desea activar macros de Excel o macros de Word. En consecuencia, abra el programa deseado en Microsoft Office 2021 o Microsoft 365 y proceda como se indica a continuación:

  • En Microsoft Word o Microsoft Excel 2010, ve a la pestaña Archivo.
  • Seleccione las opciones.
  • Vaya a la sección Centro de seguridad (Centro de confianza).
  • Haga clic en el botón Configuración del Centro de seguridad (Configuración del Centro de confianza).
  • Ahora ve a la sección Configuración de macros (Configuración de macros).
  • Haga clic en Activar todas las macros (Activar macros VBA).
  • Confirme los cambios con Aceptar.

Ahora las macros pueden programarse en Microsoft Excel o Microsoft Word para facilitar el trabajo. Para crear macros, haga clic en „Ver“ en la parte superior de la barra de menús de Excel – en el extremo derecho se encuentra el área de macros donde puede crear nuevas macros con la función „Grabar macro…“. Puede definir cada macro con las siguientes propiedades:

  • Nombre de la macro
  • Combinación de teclas con la que desea activar la macro
  • Grabar macro en
  • Descripción (opcional)

Activación y programación de las macros de Excel

En primer lugar, hay que activar las macros en Microsoft Excel como se ha descrito anteriormente. Para programar los comandos automatizados individuales, todavía se llevan a cabo los siguientes pasos:

  • En la parte superior de la barra de menús de Excel, haga clic en „Ver“.
  • A la derecha, en el área de macros, cree nuevas macros con la función „Grabar macro…“.
  • Cada macro individual debe definirse con determinadas propiedades
  • Nombre de la macro
  • Combinación de teclas que debe activar la macro
  • Ubicación de almacenamiento de la macro
  • Si lo desea, descripción de la macro

Activar macros de Word con un botón

Las macros de Word pueden activarse no sólo mediante una combinación de teclas específica, sino también mediante un botón definido:

  • Vaya a la pestaña „Ver“ de la barra de menús y haga clic en el símbolo de „Macros“.
  • En el menú contextual, seleccione la opción central „Grabar macro“.
  • Defina ahora el „Nombre de la macro“.
  • La selección „Guardar macro en“ ofrece la opción „Todos los documentos (Normal.dotm)“ para utilizar la macro en todos los documentos de Word.
  • Seleccione ahora la opción „Botón“ en „Asignar macro“.
  • Haz clic en la macro recién creada („Normal.NuevasMacros.NombreMacro“)
  • haz clic en „Añadir“.
  • Con el botón „Cambiar“ puede asignar a la macro un símbolo y un nombre adecuado.
  • Confirme con „Aceptar“.

A partir de ahora, el símbolo asignado a la macro aparecerá en el botón situado encima de la barra de menú. Si ahora desea activar esta o varias macros, sólo tiene que hacer clic en el símbolo correspondiente en la posición de texto correspondiente.